Contexte
Bâti Ingé est un groupe d’ingénierie en forte croissance, implanté sur plusieurs sites en France et en outre-mer. Historiquement construit autour d’un fonctionnement mono-site, l’entreprise a progressivement étendu ses activités sans refonte globale de son système documentaire.
Avec plus de 18 To de données, une organisation très orientée “affaire” et des métiers techniques exigeants (SIG, DAO, modélisation), la gestion documentaire devenait un frein majeur : hétérogénéité, lenteurs, dispersion des fichiers, risques de sécurité et difficultés de collaboration.
Objectifs de Bâti Ingé
- Moderniser l’environnement documentaire
- Rationaliser les usages Microsoft 365
- Sécuriser les échanges internes et externes
- Construire un socle fiable pour les futurs projets IA
Problématique
Un constat : l’entreprise devait reprendre le contrôle d’un documentaire multi-sites devenu complexe, tout en respectant des contraintes fortes liées aux métiers techniques.
🔹 Fragmentation documentaire historique
- Multiplication des serveurs selon les sites
- Arborescences différentes selon les agences et métiers
- Doublons massifs, pertes de versions, copies locales
- Utilisation individuelle de OneDrive comme espace projet
- Absence de référentiel “Affaires” centralisé
🔹 Enjeux techniques critiques
- Serveurs obsolètes encore en production
- Performances réseau très inégales selon les implantations
- Fichiers techniques trop volumineux pour être manipulés via VPN
- Sauvegardes hétérogènes, absence de PRA
🔹 Microsoft 365 non gouverné
- + de 170 sites SharePoint non structurés
- Partage externe trop permissif
- Traçabilité inexistante (audit désactivé)
- Absence de règles de rétention ou de classification
- OneDrive orphelins contenant de la donnée métier
🔹 Conséquences opérationnelles
- Temps perdu important pour retrouver les documents
- Ruptures de liens dans les projets SIG/DAO
- Difficulté à collaborer entre sites
- Risques élevés de perte de données ou de fuite d’information
Notre intervention
Nous avons accompagné Bâti Ingé dans un audit documentaire complet, intégrant à la fois l’infrastructure, les usages, la gouvernance Microsoft 365 et les contraintes métier.
Diagnostic technique & organisationnel
- Analyse détaillée des serveurs, VPN, sauvegardes et outils existants
- Cartographie documentaire complète des 18 To et des espaces M365
- Analyse de la gouvernance, des droits et du partage externe
- Étude de la maturité M365 et du niveau de risque associé
Ateliers multi-métiers
Cinq ateliers ont réuni un panel représentatif (études, travaux, mobilité, environnement, support, direction) afin d’identifier :
- les usages réels
- les irritants majeurs
- les contraintes métier spécifiques (SIG/DAO)
- les besoins pour une future Digital Workplace
Vision cible
Nous avons conçu une architecture hybride adaptée aux contraintes réelles de Bâti Ingé :
- SharePoint/Teams pour la collaboration, les livrables, les échanges
- Stockage technique dédié pour la production SIG/DAO (chemins stables, volumétrie)
- Référentiel “Affaires” standardisé, accessible à l’ensemble des sites
- Gouvernance M365 formalisée, assurant cohérence et sécurité
Une trajectoire en 3 étapes
Objectif : passer rapidement sous contrôle, puis structurer durablement, sans “big bang”.
- Mise sous contrôle rapide
Sécurisation, audit, règles de partage externe, traitement des OneDrive orphelins, retrait de l’obsolescence critique. - Définition de la cible
Processus documentaires, nommage, modèle d’espace d’affaire, règles production ↔ publication, architecture cible. - Déploiement progressif
Pilotes puis vagues, accompagné par la formation et la communication.
Solutions mises en place
✅ Gouvernance Microsoft 365
- Règles de partage externe maîtrisées
- Modèles d’espaces projet et affaire
- Propriétaires obligatoires
- Traçabilité activée
- Processus de création et de clôture des espaces
✅ Structuration documentaire
- Arborescence commune, modulable selon les besoins métier
- Référentiel centralisé pour les affaires
- Distinction claire entre production technique et publication des livrables
✅ Sécurisation & continuité
- Retrait des serveurs obsolètes
- PRA minimal
- Sauvegardes homogénéisées
- Processus de reprise maîtrisé
✅ Base solide pour les futurs usages IA
- Données mieux structurées
- Référentiel documentaire validé
- Processus de capitalisation fiable
Bénéfices pour Bâti Ingé
⭐ Gain de temps et d’efficacité : meilleure organisation, moins de doublons, recherche facilitée.
⭐ Collaboration renforcée multi-sites : des espaces unifiés, structurés, accessibles.
⭐ Sécurité accrue : partage externe contrôlé, traçabilité assurée, règles claires.
⭐ Réduction des risques opérationnels : moins de pertes de fichiers, moins d’écrasements, continuité assurée.
⭐ Préparation à la transformation digitale : base solide pour IA, automatisation, projets transverses.
Conclusion
En modernisant son système documentaire, Bâti Ingé sécurise son patrimoine informationnel, facilite le travail de ses équipes multi-sites et pose les bases d’une transformation digitale durable. Grâce à une trajectoire réaliste et adaptée aux contraintes métier, le groupe est désormais en mesure d’exploiter pleinement Microsoft 365 et d’améliorer sa performance opérationnelle au quotidien.