L’optimisation de la gestion des documents cloud offre de nombreux avantages pour un dirigeant de PME. Voici quelques-uns des principaux intérêts :
- Accessibilité et collaboration : En utilisant une bibliothèque de documents cloud bien optimisée, vous pouvez accéder à vos fichiers de n’importe où et à tout moment. Cela facilite la collaboration avec votre équipe, même à distance, et favorise un flux de travail fluide et efficace.
- Organisation et recherche simplifiées : Une gestion efficace des documents cloud vous permet de classer, organiser et retrouver facilement vos fichiers. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités de recherche avancées pour localiser rapidement les documents pertinents, ce qui vous fait gagner un temps précieux et augmenter la productivité.
- Sécurité renforcée : Les solutions de gestion de documents cloud offrent généralement des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données, les sauvegardes automatiques et les autorisations d’accès personnalisées. Cela permet vous de protéger vos informations confidentielles et sensibles, ainsi que les risques de perte de données ou de fuites.
- Économies de coûts: L’optimisation de la gestion des documents cloud vous permet de réduire les coûts liés à l’achat de matériel de stockage physique, à la maintenance et à la gestion des serveurs. Ils peuvent également éviter les dépenses liées à la duplication de documents ou à la perte de fichiers, en ayant tout centralisé et sécurisé dans le cloud.
- Évolutivité et flexibilité : Les solutions de gestion de documents cloud permettent une évolutivité et une flexibilité accrues, ce qui vous permet d’adapter rapidement vos ressources en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez augmenter ou réduire vos espaces de stockage en fonction de la croissance de l’entreprise, sans vous soucier des contraintes matérielles.
En somme, l’optimisation de la gestion des documents cloud vous permet d’améliorer vous efficacité opérationnelle, de renforcer la collaboration, de protéger vos données et de réaliser des économies significatives, de contribuer ainsi à la croissance et à la compétitivité de vous entreprise.
Alors voici nos conseils pour bien utiliser cette bibliothèque cloud et ainsi optimiser votre entreprise :
formuler des règles de classement
Il est important de définir des règles de classement (charte informatique) de votre système de bibliothèque au sein de la société, ainsi que la fréquence du « ménage » à faire dans les fichiers.
Déterminez les objectifs : Identifiez les objectifs spécifiques de votre système de bibliothèque de documents cloud. Par exemple, faciliter le partage et la collaboration des documents, assurer la sécurité des données, améliorer l’accessibilité aux informations, etc..
Communiquer régulièrement
Communiquer sur ces règles régulièrement (site intranet, applis de gestion d’activités). Évaluez les besoins des utilisateurs concernés pour les impliquez (les employés, les équipes de projet, les départements) pour comprendre vos besoins en matière de gestion de documents. Mais n’oubliez pas de tenir compte des exigences spécifiques de chaque groupe d’utilisateurs.
Responsabiliser vos managers
Définissez les rôles et les responsabilités : Identifiez les différents rôles impliqués dans la gestion des documents, tels que les administrateurs système, les administrateurs de la bibliothèque de documents, les utilisateurs finaux, etc.
Définissez clairement les responsabilités de chaque rôle.
mettre en place un système de sauvegarde
Mettre en place un système de sauvegarde en plus de l’historique de votre cloud (ce n’est pas une sauvegarde)
Pour cela, définissez les règles de gestion des versions des documents et le nombre de sauvegarde à conserver. Cela peut inclure des procédures de contrôle des modifications, des mécanismes d’archivage des versions précédentes, et des autorisations spécifiques pour l’accès aux versions actuelles et aux versions archivées.
Expliquer son fonctionnement
Mettez en place des structures d’organisation : Organisez les documents de manière logique et cohérente en utilisant une structure de dossiers ou des métadonnées. Créez des catégories ou des étiquettes pour faciliter la recherche et la navigation des utilisateurs.
Prévoyez des formations et une sensibilisation : Assurez-vous que les utilisateurs sont formés à l’utilisation du système de bibliothèque de documents cloud. Fournissez des ressources, des guides d’utilisation et organisez des sessions de sensibilisation pour promouvoir les bonnes pratiques et maximiser l’efficacité du système.
N’oubliez pas de les relancer régulièrement pour qu’ils effectuent ces formations afin qu’ils découvrent les dernières fonctionnalités.
sécuriser la connexion aux comptes
Établissez des politiques de partage et de collaboration : Définissez les règles pour le partage de documents avec des utilisateurs internes et externes. Décidez des autorisations d’accès, des niveaux de partage (lecture seule, modification, suppression), et des mécanismes de suivi des modifications, déterminez les mesures de sécurité à mettre en place pour protéger les documents sensibles ou confidentiels. Cela peut inclure des politiques de contrôle d’accès, de chiffrement des données, de sauvegarde régulière, de gestion des mots de passe, etc.
Exigez des fonctionnalités avancées et faciles (appli d’authentification à 2 facteurs) de connexion aux comptes.
Pour aller plus loin sur ce sujet, voici pourquoi l’authentification à deux facteurs (2FA) est important pour protéger l’accès à votre compte :
- Renforcement de la sécurité : L’authentification à deux facteurs nécessite la présentation de deux éléments distincts pour vérifier votre identité. En plus du mot de passe, un deuxième facteur, tel qu’un code unique envoyé sur votre téléphone ou une clé de sécurité physique, est requis. Cela rend plus difficile pour les attaquants d’accéder à votre compte, même s’ils ont réussi à compromettre votre mot de passe.
- Protection contre les attaques par force brute : Les attaques par force brute consistent à essayer de deviner un mot de passe en utilisant différentes combinaisons. L’authentification à deux facteurs rend ces attaques beaucoup plus difficiles.
- Prévention des accès non autorisés : Si quelqu’un tente d’accéder à votre compte de bibliothèque de documents sans votre permission, vous recevrez une notification sur votre appareil mobile lors de la tentative de connexion. Ainsi, vous pouvez rapidement identifier les activités suspectes et prendre des mesures appropriées, telles que changer votre mot de passe ou signaler l’incident à l’administrateur du système.
- Sécurité renforcée pour les données sensibles
- Conformité aux normes de sécurité : Dans certaines industries ou pour certaines réglementations, l’authentification à deux facteurs est obligatoire pour garantir la sécurité des données. Par exemple, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne recommande l’utilisation de l’authentification à deux facteurs pour renforcer la protection des données personnelles.
checker le nombre d’utilisateur réel / vs nombre de licence achetée
Il est essentiel de vérifier le nombre de licences utilisateurs payées par rapport au nombre réellement utilisées pour plusieurs raisons importantes :
- Économies financières : En vérifiant régulièrement le nombre de licences utilisateurs par rapport aux licences payées, vous pouvez éviter de payer pour des licences inutilisées. Cela permet de réduire les dépenses inutiles et d’optimiser les coûts liés aux logiciels, ce qui est particulièrement important dans un contexte où chaque dépense doit être justifiée.
- Conformité aux licences: De nombreux logiciels fonctionnent sur la base de licences qui déterminent le nombre d’utilisateurs autorisés à utiliser le logiciel. Si une entreprise dépasse le nombre de licences payées, elle peut se retrouver en violation des termes du contrat de licence. Cela peut entraîner des conséquences légales, des modifications ou la suspension de l’accès au logiciel, ce qui peut perturber les opérations commerciales.
- Gestion efficace des ressources : En connaissant le nombre réel d’utilisateurs de logiciels, vous pouvez mieux gérer vos ressources. Ils peuvent ajuster les licences en fonction des besoins réels de l’entreprise, allouer les licences aux utilisateurs appropriés et éviter les situations où certaines personnes n’ont pas accès à un logiciel essentiel en raison d’un manque de licences.
- Sécurité des données : En surveillant le nombre de licences utilisées, vous pouvez vous assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux systèmes et aux données sensibles. Cela aide à prévenir les risques de sécurité liés à l’utilisation non autorisée ou à la divulgation de données confidentielles.
- Planification stratégique : En comprenant l’utilisation réelle des licences, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées en matière d’investissements logiciels. Ils peuvent identifier les logiciels sous-utilisés ou surutilisés, évaluer l’efficacité des outils et prendre des décisions stratégiques sur les licences nécessaires pour soutenir les objectifs de l’entreprise.
Mettre en place des fonctions de traçabilité, règles, politiques..
La gestion de la bibliothèque de documents cloud est un processus évolutif. Réévaluez régulièrement les règles et les politiques en fonction des besoins changeants de l’organisation et des retours d’expérience des utilisateurs. Apportez les ajustements nécessaires pour améliorer l’efficacité et la sécurité du système.
Mettez en place des fonctionnalités de traçabilité pour éviter les fuites de données de l’entreprise.
La traçabilité des documents cloud contribue à renforcer la sécurité des données en identifiant les utilisateurs ayant accédé aux documents, les modifications effectuées et les actions entreprises. Cela permet de détecter rapidement toute activité suspecte ou non autorisée et de prendre des mesures appropriées pour protéger les informations sensibles.
vérifier le respect réglementaire de son fournisseur cloud
Assurez-vous que le fournisseur cloud respecte la règlementation européenne en vigueur
(datacenter en France, modalités d’accès aux données par les service d’état)
Ceci passe par :
- La vérification de la localisation des serveurs : Assurez-vous que les serveurs du fournisseur cloud sont situés dans des pays de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE). Cela garantit que vos données sont soumises à la réglementation européenne en matière de protection des données.
- La conformité au RGPD : Assurez-vous que le fournisseur cloud est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Vérifiez s’ils disposent de certifications ou de labels de conformité, tels que le Privacy Shield ou des certifications ISO pertinentes.
- Les accords contractuels : Lisez attentivement les conditions générales et les contrats de service du fournisseur cloud. Assurez-vous qu’ils incluent des clauses spécifiques concernant la conformité au RGPD et les obligations du fournisseur en matière de protection des données.
- Les mesures de sécurité : Renseignez-vous sur les mesures de sécurité mises en place par le fournisseur cloud pour protéger vos données. Ils devraient avoir des politiques de sécurité robustes, des protocoles de chiffrement et des mesures de contrôle d’accès strictes.
- Demander des audits de conformité : N’hésitez pas à demander des audits de conformité réalisés par des tiers indépendants. Ces audits peuvent vérifier si le fournisseur respecte les normes et les réglementations applicables.
- S’assurer que le fournisseur cloud dispose d’une politique de confidentialité claire et transparente, indiquant comment ils traitent les données personnelles et quelles sont les mesures prises pour les protéger.
- La recherche d’avis et des références sur le fournisseur cloud. Vérifiez s’ils ont déjà été impliqués dans des violations de données ou s’ils ont fait l’objet de sanctions pour non-conformité.
- Obtenir des garanties contractuelles : Demandez des garanties contractuelles spécifiques sur le respect de la réglementation européenne, telles que des clauses de non-transfert des données en dehors de l’UE sans votre consentement explicite.
- Consulter des experts juridiques : Si vous avez des doutes sur la conformité d’un fournisseur cloud, consultez des experts juridiques spécialisés dans le domaine de la protection des données pour obtenir des conseils supplémentaires.
En conclusion, l’optimisation de la gestion des documents cloud permet aux dirigeants de PME d’améliorer leur efficacité opérationnelle, de renforcer la collaboration, de sécuriser leurs données et de réaliser des économies significatives, contribuant ainsi à la croissance et à la compétitivité de leur entreprise.
